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Buchführung in NGOs
Nicht jeder liebt Zahlen. Wer für Non Governmental Organisations (NGOs) in Projekten arbeitet, kommt um Verwendungsnachweise etc. meist jedoch nicht herum. Unsere Referentin Franziska Bessau erklärt, wie Buchführung in NGOs abläuft – und warum sich eine Fortbildung lohnt.
Welche Aufgaben hat die Buchführung in NGOs und gibt es Besonderheiten?
Die Buchführung in NGOs erfüllt wie in anderen Unternehmen die gleichen Funktionen. Zum einen geht es um steuerliche Nachweise, zum anderen dient sie dem internen Rechnungswesen und Controlling. Da die meisten NGOs gemeinnützig sind, haben sie erhöhte Nachweispflichten und sie müssen das manchmal bis zum einzelnen Geschäftsvorfall beachten. Mit dem Thema Gemeinnützigkeit kommen in NGOs Mitarbeitende aus ganz verschiedenen Fachbereich in Berührung. Ein anderer zusätzlicher Bereich sind Fördermittel, Anträge und Abrechnungen. Diese sind mit der Buchführung verzahnt.
Das Wissen um Gemeinnützigkeit, Spendenrecht und öffentliche Fördermittel stellt ein Spezialwissen dar, das schwer kompakt verfügbar gemacht werden kann und das oft von Laien gelernt und umgesetzt wird.
Wer macht normalerweise Buchführung in NGOs? Ausgebildete Bürofachkräfte oder Quereinsteiger/innen, die studiert haben?
Den Normalfall gibt es nicht. Zum einen kommt es auf die Größe der NGOs an. Es mag größere geben, die jemanden für die Buchführung angestellt haben. In vielen kleineren Organisationen und Vereinen gibt es diese Stelle meist nicht und Bürokräfte sind oft mit der Spezialmaterie überfordert, wenn sie von Vorgesetzten oder Kolleg/innen keinen Wissens- und Strukturinput bekommen. Mit anderen Worten sind meistens die (studierten) Fachkräfte diejenigen, die sich in diese Materie einarbeiten müssen und auch selbst buchen. Wer in NGOs tätig ist oder tätig sein möchte, kann sich hier mit diesem Wissen Vorteile verschaffen. Denn das Lieblingsthema ist es bei den meisten nicht. Kolleginnen und Kollegen sind meist dankbar, wenn jemand dazukommt, der sich vor Buchführung und Verantwortung in diesem Bereich nicht scheut.
Wie wichtig sind Fortbildungen für die Buchführung?
Ich halte sie für unabdingbar, denn mehr Wissen macht freier von Angst und Unsicherheiten. Es verschafft den Organisationen einen breiteren Handlungsspielraum und mehr Platz für Mut und Veränderungen. Die gute Nachricht ist, dass in den meisten Organisationen ein Stand von „Vorwissen“ und erledigter Praxis vorhanden ist, auf das Neu- und Quereinsteiger/innen zurückgreifen können. Für dem Start ins Thema Buchführung empfehle ich jedem Quereinsteiger ein Seminar oder eine Fortbildung. Eine Auffrischung lohnt sich meist nach ein paar Jahren. Das Lernen in der Gruppe wirkt bestärkend.
Wie bereits erwähnt, es ist eine Top-Zusatzqualifikation, die sich durch das praktische Arbeiten hervorragend weiterentwickeln lässt. Persönliche Eigenschaften wie Genauigkeit, Freude an Tabellen und Struktur finden sich bei Menschen in allen Berufen.
Was sind aktuelle Herausforderungen bei der Buchführung in NGOs?
Eine große Herausforderung ist das sich sowieso stets ändernde Steuerrecht. Hier empfehle ich die Zusammenarbeit mit den steuerberatenden Berufen. Es gibt ein Problem mit der Spannbreite, mit der Finanzämter mit und gegenüber Vereinen arbeiten. Da ist zum einen die sehr ehrenamts- und gemeinnützigkeitsfreundliche Toleranz. Ich bin oft erstaunt, mit welchen Unterlagen und Auskünften sich das Finanzamt zufrieden gibt. Die andere Seite ist, dass der Bereich der Gemeinnützigkeit in der Materie eine ungeahnte spezialisierte Tiefe erreicht, derer kleine Vereine selten gewachsen sein dürften.
Eine der nächsten Herausforderungen ist die Digitalisierung. Anträge werden oft auch online gestellt. Rechnungen kommen elektronisch an oder müssen in den Portalen abgerufen werden. Speichern? Ausdrucken? Mit der Buchführung verknüpfen? Die Buchführung mit Zettel und Stift oder doch mit einem Programm?
Die nächste Herausforderung steht schon längst vor der Tür. Für das Jahr 2017 ist die Abgabe der Erklärung zur Gemeinnützigkeit nur noch elektronisch signiert möglich. Seitdem ist auch eine Körperschaftssteuererklärung zwingend abzugeben, was für die meisten Vereine das erste Mal sein dürfte.
Wie sind die Jobchancen und wie ist die Bezahlung?
Wie bereits erwähnt, sind diese Zusatzqualifikationen händeringend gefragt. Allerdings würde ich Akademikerinnen und Akademikern abraten, auf „Buchhalter/in“ umzuschulen. So gut bezahlt ist die Buchhaltung in NGOs meist nicht. Die meisten arbeiten an den TVÖD angelehnt und da rangiert die Einstufung weiter unten als bei akademischen Tätigkeiten.
Franziska Bessau
Dipl. Kauffrau, Steuerberaterin
www.steuerberaterinnenbuero.de
Seminare im WILA Bildungszentrum in Bonn
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